行

政

类

XZ

行

政

综

合

XZ11

1、上级有关高校行政管理的综合性文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、全校性的规章制度

永久

3、学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

4、校长办公会议记录、纪要

永久

5、本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

6、本校向上级的请示及批复

永久

7、有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

8、学年报表及综合统计

永久

9、启用印章的文件及印模

永久

10、本校历史沿革、情况介绍  

永久

11、本校大事记、简报、信息、动态等

永久

12、校史工作材料  

永久

13、学校和上级机关调研、检查、巡视、评估本校行政管理工作形成的文件（材料）                  

永久

14、信访文件（材料）

（1）本校有关信访会议记录

永久

（2）本校对重大人民来信处理结果、会议记录、校级领导人批示等有关文件材料及附件                   

永久

（4）对在信访工作中玩忽职守、徇私舞弊给工作造成损失的，并受到人民法院和人民检察院处理的有结果的案件，对给予依法追究刑事责任的

永久

（5）构成行政警告的个人处分材料

30年

（6）构成行政警告以下处分及校内通报的文件材料

10年

（7）上级有关信访办法

30年

（8）本校有关信访管理规章制度

30年

（9）对在信访中做出优异成绩单位或个人市级以上表彰的各种证书、文件材料

30年

（10）本校及市级表彰

10年

15、本校有关区域变化、边界纠纷的文件（材料）

永久

16、本校与有关机关来往的文件、合同、协议等  

永久

17、上级关于高校机关办公室管理工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

18、校办公室管理工作会议记录

永久

19、全校性行政管理工作重要的专项活动的报告、总结

永久

20、校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

30年

21、校庆工作材料

（1）校庆管理工作会议记录、总结

永久

（2）校庆编印的校史册、专刊等材料

永久

（3）校庆画册、简报、校歌、校歌词、校徽、校史展目录及解说词等声像载体材料

永久

（4）校庆、校友登记表、贵宾登记表

永久

（5）校庆大会上各级领导及代表发言的文字材料

永久

（6）校庆组织机构印章、筹备小组成员

永久

（8）校庆策划书、广告词、实施方案

30年

（9）校庆收到的联合国科教文组织的、国家教育部以及省级以上的单位贺信、贺电等材料

30年

（10）一般的贺信、贺电等材料

10年

（11）校庆策划筹备方案征求意见稿

10年

（12）校庆大会主席台就座领导人、特邀嘉宾名单

30年

（13）校庆收到各单位赠送礼品、礼金登记册、统计表以及校庆发放纪念品登记表

30年

（14）校庆工作中评选先进集体和个人的文件材料

30年

22、校办公室工作规章制度  

30年

23、校办公室工作计划、决定、报告、批复、重要通知和总结

30年

24、本校车辆管理工作的有关文件（材料）

（1）车辆管理工作的会议记录

30年

（2）车辆维修台帐、统计表

30年

（3）机动车调拨、保险、事故等文件材料

30年

（4）于20年以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

永久

（5）于20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

30年

（6）车辆管理工作的规章制度

10年

25、接待工作的计划、方案

（1）主办或承办国际性的会议接待工作计划、方案及有关材料

30年

（2）主办或承办省级的重大会议接待工作计划、方案及有关材料

10年

26、行政执法检查情况汇总、通报，整改通知

（1）省级以上来我校行业行政执法检查形成的文件材料

30年

（2）市级和兄弟院校互相学习文件材料

10年

27、本校邮政管理工作的有关文件（材料）

10年

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、人事管理工作会议记录

永久

3、本校人事管理工作情况调查、统计报表及重要报表

永久

4、关于本校机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5、关于校内行政机构设置、变化的文件材料

永久

6、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

（1）市级以上的各种证书、文件材料

永久

（2）市级以下的各种证书、文件材料

30年

7、教职工名册

永久

8、教职工校内调动材料  

永久

9、本校教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工作关系介绍信）

永久

10、教职工调出的有关材料（包括转移行政、工作关系介绍信存根）

永久

11、教职工退职、离职和出国的有关材料

永久

12、教职工退休后返聘工作的材料

永久

13、本校教职工慰问、死亡、抚恤的材料

30年

14、教职工商调函件

永久

15、人民来信来访材料

（1）群众来信来访并有领导重要批——涉及重大事件以及有处理结果的文件材料  

永久

（2）一般的群众来信来访并有领导批示，以及有处理结果的警告以下的文件材料

30年

16、复员、转业、退伍军人、军烈属名册、登记表（卡）及有关文件（材料）

永久

17、上级机关对本校人事管理工作进行检查、评估有关文件（材料）

永久

18、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

（2）年度以下的计划、总结、统计材料

10年

（3）重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

永久

（4）一般活动的总结、一般问题的调研材料

10年

19、教职工违纪违法案件的调查材料、处理结论

（1）有处理结果的重大案件（以及司法部门处理的结论）记过、记大过、降职、撤职、开除的文件材料  

永久

（2）构成行政警告处分以下的文件材料

30年

（3）构成行政警告处分以下的、校内通报的文件材料

10年

20、教师业务考核、职改和晋升专业技术职务文件材料

（1）上级、本级制发的职改工作条例、规定、办法、细则

永久

（2）评审委员会会议记录、选票及结果

永久

（3）教职工评定、聘任专业技术职称材料以及上级批复

永久

（4）单位对专业技术人员的任命书、聘任的文件通知

永久

（5）本级职改工作计划、阶段工作总结、请示、批复

永久

（6）职改工作的检查验收材料

永久

（7）上级、本级召开的职改工作会议材料

30年

（8）职改工作的各种统计表、登记表、专业技术职务指标分配表

30年

（9）有关职改工作的人民来信、来访及其处理材料

30年

（10）职改工作简报

30年

21、人事管理工作规章制度、规定办法

30年

22、人事管理工作计划、决定、报告、指示、批复、重要通知和总结

30年

23、教职工工资调整材料、名册

30年

24、教职工转正定级材料

30年

25、计算工龄有关文件材料

30年

26、本校教职工离、退休文件材料

30年

27、教职工福利工作的有关材料

30年

28、本校招聘使用临时工有关文件材料

30年

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、审计管理工作会议记录

永久

3、本校审计管理工作情况调查、年度统计报表和重要报表

永久

4、审计管理工作规章制度

30年

5、审计管理工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知和总结

30年

安全管理

XZ14

1、上级有关高校公安保卫管理工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、保卫管理工作会议记录

永久

3、保卫管理工作规章制度

永久

4、上级机关对本校治安保卫工作进行检查、评估文件（材料）

永久

5、本校行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

（1）有处理结果（记过、记大过、降职）的

永久

（2）有处理结果构成行政警告以下处分的

30年

6、本校保卫工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知、总结、统计报表

30年

7、本校治安案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批示、批复、裁决书  

30年

8、本校治安案件平反，复查处理结论材料及上级的请示批复

30年

9、本校和本校师生员工诉讼案件材料及公、检、法有关诉讼案件的判决书等材料

30年

10、本校征兵工作的文件（材料）

30年

11、本校重要部门的保卫、消防工作的文件（材料）

30年

12、本校保卫工作简报

30年

13、本校治安管理安全检查工作的调查记录

10年

行

政

类

XZ

后

勤

管

理

XZ15

1、上级有关高校后勤管理工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、后勤管理处工作会议记录

永久

3、本校有关职工住房相关文件和材料

永久

4、职工承租、购置本单位住房、合同协议和有关手续

永久

5、房产、土地所有权使用权的文件与相关部门签定的合同协议、协定、协定书

永久

6、本校职工承租、购置本单位住房，合同协议和相关材料

永久

7、上级机关对本校后勤管理工作进行检查、评估有关文件（材料）

永久

8、后勤管理工作规章制度

30年

9、本校后勤管理工作计划、决定、报告、请示、批复、重要通知及总结

30年

10、本校房屋管理、调配使用、转移、维修等文件（材料）

30年

11、职工住房分配、出售、规定、方案、细则、职工住房情况统计调查表、职工住房申请等

30年

12、机动车调拨、保险、事故等文件材料

30年

13、本校食堂管理工作的政策性文件、规章制度、法规、食品安全卫生、会议记录等文件材料

30年

14、本校水电管理工作的规章、制度政策性及其它各类文件材料

30年

15、于20年以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

30年

16、于20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

10年

医

疗

卫

生

XZ16

1、上级有关高校医疗卫生计划生育工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、医疗卫生、计划生育管理工作会议记录

永久

3、上级机关对本校医疗卫生工作进行检查、评估有关文件（材料）

永久

4、本校师生员工健康状况调查材料、医疗卫生、计划生育年度报表及重要报表

30年

5、医疗卫生、计划生育工作规章制度

30年

6、本校医疗卫生、计划生育工作计划、报告、请示、批复、重要通知及总结

30年

7、本校公费医疗以及药品进出库清册等有关材料

30年

8、本校教职工领取独生子女证名册

30年

9、本校教职工婚姻及涉外婚姻材料

30年

校友工作XZ17

1、校友工作会议记录

30年

2、校友工作规章制度

30年

3、校友工作计划、总结、统计表及相关文件

30年

行

政

类

XZ

档

案

管

理

XZ18

1、上级有关高校档案工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、档案管理工作会议记录

永久

3、本校档案概况、发展规划、馆藏目录、档案指南、全宗介绍、档案年度报表及重要报表

永久

4、上级对我校档案工作进行检查、评估达标升级有关文件（材料）

永久

5、档案管理工作规章制度  

30年

6、本校档案工作计划、报告、请示、批复、重要通知及总结  

30年

7、本校档案调进、移交、移出、销毁清册及有关材料

永久

图

书

管

理

XZ19

1、上级有关图书馆、古籍管理工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、图书馆工作会议记录

永久

3、本校图书馆、图书资料室概况、发展规划、图书馆图书资料指南、藏馆介绍、年度报表及重要报表

永久

4、上级对我校图书馆和图书、古籍管理工作进行检查、评估有关文件（材料）

永久

5、图书馆、图书资料室、古籍工作规章制度

30年

6、本校图书馆、图书资料室、古籍工作计划、报告、重要通知及总结

30年

7、本校图书书籍交流材料

30年

8、本校图书、刊物处理材料及销毁清册

30年

行

政

类

XZ

离退休人员管理

XZ20

1、上级针对离退休人员管理的文件并需长期参照执行的

永久

2、离退休人员工作处管理工作会议记录、工作总结、统计表  

永久

3、离退休人员花名册

永久

4、有关离退休人员参加市级以上表彰的各种证书、文件材料

永久

5、关于加强离退休人员管理方面的规章制度、法规、政策性文件材料

30年

6、关心下一代工作计划、实施方案等文件材料

30年

发展规划

XZ21

1、上级有关学校发展规划工作的文件（材料）

（1）针对本校的

永久

（2）需要长期参照执行的

30年

2、发展规划处会议记录

永久

3、发展规划处工作计划、总结、统计表

永久

4、发展规划处规章制度

30年

5、关于学校发展规划的决定、请示、报告、通知等

30年

学院行政

XZ22

1、本校各学院会议记录

永久

2、本校各学院年度工作总结、计划等

永久

3、本校各学院管理规章制度等

30年